Okres zimowy, a przede wszystkim styczeń i luty to czas kiedy można by powiedzieć, że w Rodzinnych Ogrodach Działkowych nic się nie dzieje. Działki nie są użytkowane przez działkowców ze względu na porę.  Drzewa, krzewy i  altany przykryte warstwą śniegu czekają na wiosnę i rozpoczęcie nowego sezonu.

Nic bardziej mylnego. Być może gołym okiem nie widać ruchu  na działkach, jednak z pewnością ten „zimowy sen” nie dotyczy pracy struktur PZD i jego działaczy, a przede wszystkim Zarządów ROD, które już teraz przygotowują się do kampanii sprawozdawczo – wyborczej. Przypomnijmy, że w tym  roku kończy się kadencja organów naszego stowarzyszenia i działkowcy jak co cztery lata wybiorą nowe osoby do organów ROD i delegatów na zjazd okręgowy i  krajowy. Właśnie okres stycznia i lutego to najbardziej gorący czas, gdyż większość zebrań będzie miała miejsce w miesiącu marcu i kwietniu.

W Okręgu Śląskim przygotowania do walnych zebrań jak co roku rozpoczynają się już z końcem roku. Okręg odbywa poszerzone posiedzenia Okręgowego Zarządu z udziałem kierowników delegatur rejonowych. Omawiane i rozdawane są wytyczne na zebrania oraz ustalane zadania celem przygotowania się do walnych zebrań. Jednym z głównych zadań jest przygotowanie zespołów do obsługi walnych zebrań i ich przeszkolenie.

W naszym Okręgu łącznie do tego celu powołano ponad 100 osób, a obecnie trwają ich szkolenia. Docelowo w każdej delegaturze takie szkolenie zostanie przeprowadzone, a ich wsparcie merytoryczne zapewnia kierownictwo Okręgu oraz członkowie OZ Śląskiego. W dniach 23 i 25 stycznia takie szkolenia przeprowadzono między innymi w Delegaturze Rejonowej w Rybniku oraz w Będzinie obsługiwane przez Dyrektora Biura OZ Śl.  Pomimo, iż osoby powołane do tych zespołów już nie pierwszy raz będą obsługiwać walne zebrania to w czasie narady zawsze pojawia się dyskusja na różne tematy związane z problemami w czasie przygotowania, przeprowadzenia i zakończenia walnego zebrania.

W czasie narady omawiane są dokładnie wszystkie procedury związane z prawidłowym odbyciem zebrań. Bardzo pomocne do tego celu są wydane przez Krajowy Zarząd PZD wytyczne do przeprowadzenia przedmiotowych zebrań. Ich omówienie w czasie narady szkoleniowej stanowi pełne źródło najważniejszych informacji do odbycia zebrania. Ponadto uczestnicy zostają wyposażeni także w inne niezbędne dokumenty celem ułatwienia obsługi zebrania, w tym chociażby karty sprawozdania z walnego zebrania, scenariusze zebrania czy dodatkowe wzory uchwał.

Warto również zwrócić uwagę na fakt, że Okręg dokłada starań aby także każdy Zarząd ROD został jak co roku przeszkolony na okoliczność odbycia walnych zebrań, gdyż osoba obsługująca walne zebranie służy jedynie pomocą, natomiast cały ciężar jego  przygotowania zgodnie ze statutowymi kompetencjami spoczywa na Zarządzie ROD.

W tym celu odbywają się cykliczne narady z aktywem ROD, przede wszystkim z Zarządami. Celem zapewnienia maksymalnego przepływu informacji w niektórych delegaturach szkolenia odbywają się w bardzo małych grupach np. od 5 – do 10 Prezesów ROD. Dzięki temu zabiegowi z każdym uczestnikiem indywidualnie można odbyć dyskusję na temat przygotowania się do odbycia zebrania. Zachęcamy wszystkie Zarządy ROD do brania czynnego udziału w przedmiotowych szkoleniach, gdyż jest to najlepszy sposób nie tylko do pozyskania wiedzy na temat  procedury odbycia walnego zebrania, ale także omówienia innych ważnych spraw dla ROD i aktualnej sytuacji w Związku.

 

Mateusz Macianty – Dyrektor Biura Okręgu Śląskiego