Walne Zebranie jest szczególnym wydarzeniem dla działkowców użytkujących działki w ROD. Jako organ najwyższy podejmuje decyzje w formie uchwał, dzięki którym ROD funkcjonuje. Okręg Śląski PZD zrzesza 583 Rodzinne Ogrody Działkowe zlokalizowane w ponad 60 gminach. Aby Walne Zebrania odbyły się w sposób prawidłowy zgodnie z obowiązującymi przepisami Związkowymi Okręgowy Zarząd Śląski powołał zespół do obsługi Walnych Zebrań liczący 115 osób. W jego skład wchodzą doświadczeni działacze oraz pracownicy biura Okręgu.
W dniach 18 i 20 lutego br. odbyły się szkolenia skierowane dla członków zespołu. Na naradach obecni byli Leszek Bucki – Prezes Okręgu Śląskiego PZD, Jan Kwiatkowski – Wiceprezes Okręgu Śląskiego PZD, Lucyna Cyrek – I Wiceprezes Okręgu Śląskiego PZD, Zbigniew Jabłoński – Przewodniczący Okręgowej Komisji Rewizyjnej, Barbara Sikorska – Zastępca Przewodniczącego OKR, Mateusz Macianty – Dyrektor Biura, Artur Olczyk – Główny specjalista ds. inwestycji, Mateusz Kubasiak – Radca prawny, Robert Żychliński – Radca prawny, Magdalena Madera-Kubasiak – Kierownik Wydziału Terenowo-Prawnego oraz Honorata Kłosowska – Księgowa OFK w Katowicach.
Podczas narad szczegółowo omówiono zasady przygotowania i przeprowadzenia Walnego Zebrania przez Zarządy ROD. Kluczowe tematy obejmowały:
- Przygotowanie dokumentacji Walnego Zebrania:
- Sprawozdanie z działalności Zarządu ROD za 2024 r.
- Sprawozdanie finansowe za 2024 r.
- Projekt porządku obrad i regulaminu WZ.
- Projekt planu pracy na 2025 r.
- Projekt preliminarza finansowego ROD na 2025 r.
- Wnioski i uchwały dotyczące bieżącej działalności, w tym kalkulacja opłat ogrodowych.
- Organizacja i formalne aspekty WZ:
- Wymogi statutowe i terminy organizacji zebrania (do 15 maja 2025 r.).
- Procedura zawiadamiania członków PZD o terminie i miejscu zebrania.
- Zasady obecności i głosowania.
- Prawa i obowiązki uczestników zebrania.
- Przebieg Walnego Zebrania:
- Otwarcie zebrania i wybór przewodniczącego oraz prezydium.
- Zatwierdzenie porządku obrad i regulaminu zebrania.
- Przedstawienie sprawozdań i ich ocena przez Komisję Rewizyjną.
- Dyskusja i zgłaszanie wniosków.
- Głosowanie nad uchwałami i ich zatwierdzenie.
- Inwestycje i remonty:
- Przedstawienie projektów inwestycyjnych i remontowych.
- Wymóg przedstawienia kosztorysu opracowanego przez niezależnego kosztorysanta.
- Zasady partycypacji finansowej działkowców w inwestycjach.
- Termin składania wniosków do Okręgu – nie później niż 14 dni po odbyciu WZ.
- Komisje WZ:
- Mandatowa – sprawdzanie prawomocności zebrania.
- Uchwał i Wniosków – opracowanie projektów uchwał.
- Wyborcza – w przypadku wyborów uzupełniających.
- Obowiązki Zarządu ROD po Walnym Zebraniu:
- Przekazanie uchwał i protokołów do Okręgu.
- Publikacja uchwał i decyzji dla działkowców.
- Realizacja podjętych uchwał w wyznaczonych terminach.
Szkolenie umożliwiło rozwianie wielu wątpliwości dotyczących organizacji i przebiegu WZ. W trakcie narad pojawiły się pytania dotyczące procedur głosowania, prawidłowego sporządzania list obecności, form zawiadamiania członków oraz organizacji inwestycji i remontów. Dobre przygotowanie zarówno Zarządów ROD, jak i osób obsługujących WZ, pomoże wyeliminować błędy, szczególnie przy podejmowaniu uchwał, i pozytywnie wpłynie na przebieg zebrań.
DW/MM