OFK – informacja z narady dyrektorów Okręgów 27-28 marca 2025 r.

kwi 1, 2025

Jednym z ważnych i trudnych tematów narady dyrektorów biur okręgów PZD, która odbyła się w dniach 27-28 marca 2025 r. w Warszawie były „Ośrodki  Finansowo-Księgowe- teraźniejszość i perspektywy”. Do tematu wprowadził uczestników Prezes PZD Eugeniusz Kondracki, podkreślając znaczenie ośrodków dla sprawnego i transparentnego działania rodzinnych ogrodów działkowych, nadzoru i kontrolowania tej działalności, również w zakresie prowadzonych przez Zarządy ROD inwestycji. 

Prezes Związku zwrócił uwagę,  że występujące w niektórych Okręgach problemy dotyczące OFK (niesatysfakcjonujące tempo przystępowania ROD do OFK, problemy z odchodzeniem ogrodów z ośrodków) wynikać mogą z niewłaściwego podejścia do tematu ze strony kierownictwa biur jednostek terenowych. Zaznaczył, że do obowiązków dyrektorów należy podejmowanie działań w zakresie powoływania Ośrodków-Finansowo-Księgowych dla ROD w PZD, nadzór nad OFK oraz wykonywanie postanowień uchwały 302/2018 Krajowego Zarządu PZD w sprawie powoływania i funkcjonowania Ośrodków Finansowo-Księgowych. Prezes PZD przy okazji przypomniał, że w 2024 r. powołany został zespół do znowelizowania przedmiotowej uchwały oraz opracowania systemu wynagradzania księgowych OFK. Prace trwają, ale konieczne są dalsze, szersze konsultacje, by wypracować system usprawniający mechanizm organizowania OFK, optymalizujący współpracę ośrodków z zarządami ROD oraz zaproponować regulamin płacy i siatkę wynagrodzeń umożliwiające w sposób miarodajny wycenić i docenić pracę księgowych OFK, obsługujących różną liczbę działek i ogrodów.

Następnie głos zabrała pani Monika Pawlińska gł. specjalista ds. kadr i administracji, która przedstawiła informację dotyczącą zorganizowanych Ośrodków Finansowo-Księgowych, jak również stanu zatrudnienia i płac w poszczególnych OFK. Na dzień 31 grudnia 2024 r. w Polskim Związku Działkowców funkcjonują 82 ośrodki, obsługujące  blisko 65 % ogółu ogrodów. Mamy w Związku Okręgi, w których liczba ROD obsługiwanych przez OFK sięga blisko 100% (ponad 90% w Okręgu Toruńsko-Włocławskim, Śląskim, Sudeckim i ponad 80% w Okręgu Podlaskim, w Lublinie i w Elblągu).  Niestety są też Okręgi, w których ten poziom jest bardzo niski (poniżej 50 % w ośmiu jednostkach terenowych: Okręgu w Kaliszu, Wrocławiu, Warmińsko-Mazurskim, w Zielonej Górze Mazowieckim, Pomorskim, Opolskim, w Bydgoszczy). Istnieje pilna potrzeba przekazywania przez ogrody prowadzenia spraw finansowo-księgowych do ośrodków, szczególnie w kontekście zapisów uchwalonych w ubiegłym roku przez V Krajowy Zjazd Delegatów Polskiego Związku Działkowców nowym Statucie PZD.

Główna księgowa PZD pani Mirosława Marks odniosła się do kwestii finansowych oraz współpracy i nadzoru na linii kierownictwo Okręgu- OFK-Zarząd ROD. Podkreśliła rolę OFK dla bezpiecznego i przejrzystego prowadzenia  księgowości ROD. Zwróciła uwagę na niezrozumiały opór niektórych ogrodów przed OFK, ponieważ „kto ma czyste ręce i czyste chęci, nie powinien unikać przestępowania do Ośrodka”. Zaakcentowała jednocześnie ważną rolę Okręgu w zapewnieniu sprawnego funkcjonowania ośrodków, gwarantujących  kompleksową i terminową obsługę ROD w sprawach finansowo-księgowych.

Następnie głos zabrali dyrektorzy biur Okręgów PZD, pani Malwina Moczko-Wieszołek dyrektor biura Okręgu Opolskiego PZD, pani Agata Wróbel- dyrektor biura Okręgu PZD w Poznaniu i dyrektor biura Okręgu Śląskiego PZD pan Mateusz Macianty informując o aktualnej sytuacji, najważniejszych problemach, podejmowanych działaniach i planach na najbliższą przyszłość.

Podsumowując temat Ośrodków Finansowo-Księgowych Prezes Związku poinformował, że w najbliższym czasie zorganizowana zostanie narada kierowników i księgowych OFK, która mamy nadzieję, pozwoli na wyciągnięcie wniosków, sformułowanie propozycji i zdefiniowanie realnych potrzeb związanych z OFK. Temat jest niezwykle trudny, dlatego też wymiana doświadczeń osób, które na co dzień pracują w ośrodkach, które zdobyły wiedzę z praktyki, które mają doświadczenie i odpowiednie wykształcenie, jest niezwykle ważna i cenna w kontekście prac nad znowelizowaniem obowiązujących przepisów w sprawie powoływania i funkcjonowania OFK oraz wypracowania dokumentów dotyczących zasad zatrudniania i wynagradzania.

Temat walnych zebrań w ROD w roku 2025 na naradzie dyrektorów biur okręgów PZD

kwi 1, 2025

W dniach 27-28 marca 2025 r w Warszawie odbyła się narada dyrektorów biur okręgów PZD. Naradzie przewodniczył i prowadził Prezes PZD Eugeniusz Kondracki. Spotkanie zostało zorganizowane dla omówienia najważniejszych obecnie  spraw  dla  Związku, ROD  oraz  działkowców oraz aby określić wspólne działania, jakie należy podejmować w poszczególnych omawianych dziedzinach.

Walne zebrania w ROD są co roku priorytetowym zadaniem struktur PZD. Narada dyrektorów biur okręgów była okazją do tego, aby porozmawiać o tym jakie działania przygotowawcze  podjęły Okręgowe Zarządy PZD do rozpoczynającej się kampanii, a także przedstawić informację o już odbytych zebraniach. Krótkiego wprowadzenia do tematu dokonała Kierownik Wydz. Organizacyjnego Biura Jednostki Krajowej PZD Zofia Rut-Skórzyńska podkreślając obowiązki dyrektorów biur okręgów w zakresie walnych zebrań, a także niezbędne działania jakie powinien podejmować każdy okręgowy zarząd, by monitorować przebieg walnych zebrań i na bieżąco reagować w sytuacji stwierdzenia nieprawidłowości podczas zebrań.

W tym temacie wypowiadali się przedstawiciele 8 Okręgów. Z wypowiedzi wszystkich referujących wynikało, że Okręgowe Zarządy powołały zespoły ds. obsługi walnych zebrań, które zostały przeszkolone  na podstawie Wytycznych dla zarządów i komisji rewizyjnych ROD do przeprowadzenia walnych zebrań  w roku 2025 oraz wzorów niezbędnych dokumentów przyjętych uchwałą nr 382/2024 Krajowego Zarządu PZD z dnia 18 grudnia 2024 r. W każdym z okręgów osoba obsługująca została wyposażona w broszurę „Wytycznych …”, formularz sprawozdania do wypełnienia przez osobę obsługującą, na którym znajdą się najważniejsze informacje na temat przygotowań i przebiegu walnego zebrania, w tym frekwencji oraz podjętych uchwał. Każda z wypowiadających się osób podkreślała jak ważnym i dobrze opracowanym dokumentem są „Wytyczne do przeprowadzenia walnych zebrań w ROD w 2025 roku”. Zauważyli również, że jak pokazują poprzednie lata, korzystanie z wytycznych i wzorów uchwał gwarantują poprawność przebiegu i decyzji podejmowanych na walnych zebraniach.

W każdym z Okręgów rozpoczęły się już walne zebrania, wprawdzie odbyło się ich niewiele, wszystkie dotąd były dobrze przygotowane,  zostały obsłużone i przebiegły bez problemów. Terminy walnych zebrań, jakie wskazują, że najwięcej zebrań odbędzie się w ostatni weekend kwietnia, a także w maju do dozwolonego statutem PZD terminu  -15 maja.

Jak wynika z informacji przekazanych przez Prezesa Okręgu w Gorzowie Wlkp. Piotra Wilmsa, OZ powołał 14-osobowy zespół do obsługi walnych zebrań. W Okręgu wprowadzono zasadę, iż zarządy ROD przed walnym zebrania przesyłają do Okręgu projekty uchwały, które mają być przedmiotem decyzji walnego zebrania, by można było zareagować jeszcze przed zebraniem, w przypadku, gdyby jakaś uchwała była nieprawidłowa.

Dyrektor Biura Okręgu Śląskiego Mateusz Macianty, przekazał, iż OZ Śląski zarządzający największym w kraju Okręgiem, powołał aż 115-osobowy zespół do obsługi walnych zebrań, którego członkowie mają uczestniczyć w 589 zebraniach. W Okręgu Śląskim szkolenia dla członków zespołów odbywają się corocznie w każdej z 10 delegatur rejonowych, obsługę walnych zebrań zapewniają również przedstawiciele zespołu w ogrodach ze swojej delegatury. M. Macianty wspomniał o problemach, jakie pojawiały się poprzednich latach podczas  walnych zebrań, które wymagały omówienia podczas szkoleń przed tegorocznymi.

Dyrektor Biura Okręgu w Legnicy, Bożena Łupkowska poinformowała, że zespół do obsługi walnych zebrań liczy 43 osoby. Jak dotąd w Okręgu odbyły się 22 zebrania. Zauważyła, że lepsze efekty szkolenia w sprawie walnych zebrań odnoszone są, gdy szkolone są mniejsze grupy osób, w ramach których może być przedyskutowany i wyjaśniony każdy problem.

Jak przekazała p.o. dyrektora biura Okręgu Mazowieckiego Małgorzata Rutowicz-Rak, w Okręgu pierwsze zebrania odbędą się w ostatni weekend marca, a ich kumulacja nastąpi po świętach wielkanocnych.  Zauważyła, że kumulacja terminów powoduje utrudnienie dla osób obsługujących walne zebrania, które nie raz będą musiały być obecne na kilku zebrania jednego dnia.

Dyrektor Biura Okręgu Opolskiego, Malwina Moczko-Wieszołek  poinformowała, że w Okręgu specjalnie potraktowano grupę nowych – ponad 20 –  zarządów ROD, dla których tegoroczne walne zebranie będzie pierwszym, jakie organizują. Dla nich zostało zorganizowane oddzielne szkolenie, na którym bardzo szczegółowo omawiano wszystkie sprawy związane z organizacją i przeprowadzeniem walnego zebrania. Dotąd  w Okręgu Opolskim odbyły się 4 zebrania i 2 konferencje delegatów.

Prezes Okręgu Podkarpackiego Jadwiga Brzozowska poinformowała, że zespół do obsługi walnych zebrań liczy 53 osoby, a jak dotąd odbyły się zebrania w 2 ROD. Zaznaczyła, że podczas szkoleń, oprócz wiedzy statutowej i proceduralnej, przekazano także informacje w aktualnych sprawach Związku, o których należy poinformować działkowców w ROD. W Okręgu został powołany także zespół do oceny materiałów z walnych zebrań, który na bieżąco będzie analizował wpływające dokumenty.

Dyrektor Biura Okręgu w Szczecinie, Tomasz Olkuski, przekazał, że w Okręgu dotąd obyło się 13 zebrań. Okręg zaapelował do zarządów ROD o to, by wzięły pod uwagę organizację zebrania również w dni powszednie, bowiem jak wynika z harmonogramu,  większość zebrań skupi się w 3 weekendy po świętach wielkanocnych.

Agnieszka Michno, dyrektor biura Okręgu Warmińsko-Mazurskiego przekazała, ze w tym roku  odbyło się dopiero 12 zebrań, a powołany przez OZ 43-osobowy zespół do obsługi walnych zebrań, został rzetelnie przeszkolony i przygotowany do prawidłowego wykonania swoich zadań.  Podkreśliła także, ze doświadczenie lat ubiegłych pokazuje, jak ważne jest korzystanie przez zarządy ROD z wytycznych i wzorów druków opracowanych przez Krajowy Zarząd, bo gwarantuje to prawidłowość decyzji podejmowanych przez członków PZD.

Podsumowując temat Prezes PZD Eugeniusz Kondracki zauważył, że z przekazanych informacji przedstawicieli okręgów wynika, że walne zebrania są dobrze przygotowane. Podkreślił jak ważna jest współpraca osoby obsługującej z zarządem ROD przed walnym zebraniem, zapoznania się z sytuacją w ROD, jego potrzebami, a także opracowanymi projektami uchwał. Prezes podkreślił, że niezbędnym jest, aby zarządy ROD przekazywały dokumenty z walnych zebrań niezwłocznie po ich odbyciu, aby mogły być zweryfikowane przez OZ, a ewentualne niezgodne z przepisami decyzje, wyeliminowane z obrotu prawnego. Zauważył także, że Okręgowe Zarządy na bieżąco powinny zapoznawać się z wynikami walnych zebrań wynikającymi także z informacji osób obsługujących, które mogą zaobserwować sytuacje wymagające niezwłocznej reakcji OZ. Prezes przypominał także, że po odbyciu walnych zebrań każdy Okręgowy Zarząd i Okręgowa Rady winny ocenić ich przygotowanie oraz przebieg, a ocenę i wnioski zawrzeć w stosownej uchwale.

Kampanię walnych zebrań w ROD w roku 2025 podsumuje także Krajowa Rada PZD po ich zakończeniu się oraz ocenieniu przez poszczególne Okręgowe Rady.

Zofia Rut-Skórzyńska