Cykl narad szkoleniowych przed Walnymi Zebraniami sprawozdawczymi Delegatury Rejonowej PZD w Rybniku Okręgu Śląskiego w 2020 roku.

Delegatura Rejonowa w Rybniku jest jedną z większych delegatur w Okręgu Śląskim. Skupia 76 Rodzinnych Ogrodów Działkowych. Liczy 12 tysięcy rodzinnych działek położonych w: Rybniku, Jastrzębiu-Zdroju, Wodzisławiu Śląskim, Raciborzu, Żorach oraz w okolicach tych miast. Okręgowy Zarząd Śląski w Katowicach zatwierdził uchwałą 16 osób do obsługi Walnych Zebrań w delegaturze rybnickiej.                                            

Narady szkoleniowe przed Walnymi Zebraniami dla zarządów ROD i Komisji Rewizyjnych odbyły się pięciu miastach z obszaru działania Delegatury Rejonowej Polskiego Związku Działkowców w Rybniku.

• 6.02.2020 roku szkolenie w siedzibie Delegatury dla zarządów ROD i Komisji Rewizyjnych z Rybnika i miast ościennych,

• 7.02.2020 roku dla zarządów ROD i Komisji Rewizyjnych w ROD „Bratek” w Żorach,

• 11.02.20120 rok dla zarządów ROD i Komisji Rewizyjnych w ROD „Rozkwit” w Wodzisławiu Śląskim,

• 12.02.2020 roku dla zarządów ROD i Komisji Rewizyjnych w ROD „Powstańców Śląskich” w Raciborzu,

• 14.02.2020 roku dla zarządów ROD i Komisji Rewizyjnych w ROD „Słonecznik” w Jastrzębiu Zdroju.

Szkolenia przeprowadziły: Lucyna Cyrek sekretarz Okręgowego Zarządu Śląskiego oraz Irena Fijałkowska Zastępca Przewodniczącego Okręgowej Komisji Rewizyjnej w Katowicach. Wykładowcy zapoznali uczestników szkolenia najważniejszymi zasadami dotyczącymi przygotowania i przeprowadzenia Walnych Zebrań w ROD w 2020 roku.  Omawiane zagadnienie podzielono na trzy etapy.

1. Przygotowanie Walnego Zebrania sprawozdawczego w Rodzinnym Ogrodzie Działkowym. Zarząd proponuje termin walnego zebrania, ustala pierwszy i drugi termin, miejsce odbycia Walnego Zebrania, termin wyłożenia materiałów sprawozdawczych do wglądu dla działkowców. Lucyna Cyrek zwróciła uczestnikom szkolenia szczególną uwagę na sposób zawiadomień o walnym zebraniu. Zwrócono uwagę na prawidłowe udokumentowanie wysłania zawiadomień lub ich doręczenia. W przypadku wysłania zawiadomień pocztą, Zarząd ROD musi posiadać dowód nadania zaproszeń, np. fakturę od operatora pocztowego. W sytuacji, gdy doręczano zawiadomienia za pokwitowaniem, należy zawrzeć w dokumentacji, np. listę osób, które dokonały odbioru wraz z ich podpisami datą otrzymania. Trzeci sposób to zawiadomienia działkowców za pomocą poczty elektronicznej. Wystarczy, aby Zarząd ROD wydrukował potwierdzenie wysłania zawiadomień (jednak działkowiec wcześniej musi na to wyrazić pisemną zgodę i podać adres poczty elektronicznej). Lucyna Cyrek zwróciła uwagę na obowiązek sporządzenia prawidłowej listy obecności na walne zebranie. Ma to być lista członków PZD danego ROD, sporządzona na podstawie dokumentacji działki, w której powinna znaleźć się uchwała przyjęcia w poczet członków zwyczajnych PZD.

2. Przeprowadzenie Walnego Zebrania.

Walne zebranie musi zostać przeprowadzone zgodne z: porządkiem obrad Walnego Zebrania, regulaminem Walnego Zebrania. Uchwały podjęte na walnym zebraniu sprawozdawczym muszą być zgodne z prawem i wytycznymi KR PZD.

Szczególny wpływ na przebieg walnego zebrania ma wybór przewodniczącego, który ma bardzo istotny wpływ na przebieg zebrania, przestrzeganie porządku obrad i regulaminu, a nawet zgodność podjętych uchwał z obowiązującymi przepisami. 

3. Obowiązki zarządu po odbyciu Walnego Zebrania:

• przekazanie w ciągu 14 dni od zakończenia zebrania do Delegatury Rejonowej wszystkich kserokopii dokumentów z Walnego Zebrania potwierdzonych za zgodność z oryginałem..
• przedstawienie działkowcom informacji finansowej dotyczącej prowadzenia ROD za ubiegły rok do 1 lipca 2020 roku (ogłoszenia można umieścić na tablicy ogłoszeń).
• zawiadomienie działkowców o wysokości opłat ogrodowych, zmianach w ich wysokości – podwyżkach (ogłoszenia można umieścić na tablicy ogłoszeń).

Irena Fijałkowska omówiła zadania, jakie stają przed Komisją Rewizyjną ROD przed walnym zebraniem sprawozdawczym.

Komisje Rewizyjne funkcjonujące w naszej organizacji są niezależnym, organem kontroli wewnętrznej Związku i posiadają statutowy obowiązek sprawdzania jak Zarządy zarządzają i gospodarują funduszami związkowymi, przestrzegają w codziennej działalności przepisy związkowe i prawo powszechnie obowiązujące a przede wszystkim jak dbają o interesy działkowców, Rodzinnych Ogrodów Działkowych i Polskiego Związku Działkowców.

Komisja Rewizyjna ROD powinna w swych działaniach kierować się Wytycznymi Krajowej Komisji Rewizyjnej PZD z dnia 28.11.2019 r (Załącznik do Uchwały Nr 3/II/2019) do pracy Komisji Rewizyjnych Polskiego Związku Działkowców w kadencji 2020 – 2023 oraz Tezami Krajowej Komisji Rewizyjnej PZD dotyczące badania bilansów ROD oraz poszczególnych sprawozdań finansowych i preliminarzy finansowych ROD w latach 2020 – 2023.

Komisje Rewizyjne ROD w każdym roku sprawozdawczym na walne zebrania sprawozdawcze zobowiązane są do przygotowania:

• sprawozdania ze swojej działalności za rok i sprawozdania z badania finansów celem przedstawienia go na walnym zebraniu, przygotowane wcześniej i wyłożone wraz innymi dokumentami przygotowanymi przez Zarząd działkowcom do wglądu.

Ocenia roczne sprawozdanie Zarządu za ubiegły rok, roczne sprawozdanie finansowe ROD sporządzone przez Zarząd ROD za ubiegły rok kalendarzowy, preliminarze finansowe ROD na rok 2020.

Komisja Rewizyjna ROD winna ustosunkować się do przedstawionego przez Zarząd ROD sprawozdania finansowego, które składa się z bilansu, rachunku zysków i strat, sprawozdania z Funduszu Oświatowego ROD i sprawozdania z Funduszu Rozwoju ROD.

Powinna:

• zbadania działalności Zarządu ROD w zakresie zagospodarowania ogrodu i działek w tym budownictwa ponadwymiarowego oraz zamieszkania art.12 i 13 ustawy o ROD z 13.12.203 r.
• zbadania inwestycji i remontów prowadzonych w ROD i prawidłowość ich rozliczenia, zbadanie realizacji programu oświatowego, w tym szkolenia nowych działkowców oraz ocena pracy Społecznej Służby Instruktorskiej,
• zbadania i oceny bilansu ROD za 2019 rok oraz Funduszu Rozwoju ROD i Funduszu Oświatowego ROD. Z badania rocznego sprawozdania finansowego komisja sporządza protokół, w którym stwierdza, że czy jest ono sporządzone na drukach opracowanych przez Jednostkę Krajową PZD oraz czy jest zgodna z zasadami zawartymi w Zakładowym Planie Kont PZD, przepisami ustawy o rachunkowości i uchwałami Związku.

W Informacji z badania projektu preliminarza finansowego ROD na 2020 rok szczególną uwagę należy zwrócić na rozliczenia z działkowcami z tytułu opłat ogrodowych i rozliczenie ze Śl. OZ oraz projektów preliminarzy Funduszu Rozwoju ROD i Funduszu Oświatowego ROD na 2020 rok i wydanie do nich opinii. Preliminarze finansowe zgodnie z § 64 pkt. 6 Statutu PZD zatwierdza uchwałą Walne Zebranie Sprawozdawcze.

Należy wnikliwie zbadać prawidłowość wyliczeń jednorazowej podwyższonej opłaty od nowego działkowca §147 ust. 1 pkt 1 (opłata inwestycyjna) wartość majątku rzeczowego (środków trwałych ROD) podzielona przez ilość działek.

Następnie omówiła zadania, jakie stawia Zarządom Uchwała nr 17/XVII/2018

Krajowej Komisji Rewizyjnej PZD z dnia 6 grudnia 2018r. w sprawie wprowadzenia wytycznych dla komisji rewizyjnych w zakresie kontrolowania realizacji obowiązków odnoszących się do danych osobowych w jednostkach organizacyjnych PZD.

Pomocą do prowadzenia szkolenia były programy opracowane do szkoleń opracowane przez OKR w Katowicach i Kierownika Komisji Szkoleniowej PZD w OZ ŚL. Z. Kowalika.

Lucyna Cyrek

Irena Fijałkowska