Zarząd ROD nie powinien zawierać umowy dzierżawy z nową osobą do czasu uzyskania formalnego potwierdzenia śmierci działkowca. Samo uzyskanie słownej informacji od postronnych osób o śmierci działkowca, nawet połączone z jego długą nieobecnością na działce, nie uprawnia zarządu ROD do podpisania umowy dzierżawy działkowej z nowym użytkownikiem.
W przypadku, jeśli zarząd ROD może na podstawie zasłyszanych informacji stwierdzić, że z dużym prawdopodobieństwem działkowiec zmarł oraz w ustawowym terminie nie zgłosiła się żadna osoba bliska, najskuteczniejszą formą potwierdzenia faktu zgonu wydaje się wystąpienie z wnioskiem o wydanie odpisu aktu zgonu do urzędu stanu cywilnego.
Odpis aktu stanu cywilnego zgodnie z art. 45 ust. 1 ustawy prawo o aktach stanu cywilnego może uzyskać :
– osoba, która wykaże interes prawny w uzyskaniu odpisu (czyli uzasadni interes, który wynika z przepisów prawa, i przedstawi odpowiednie dokumenty),
– organizacja społeczna, jeśli uzasadni to swoimi celami statutowymi i przemawia za tym interes społeczny.
Wskazany przepis może stać się podstawą do złożenia przez zarząd ROD wniosku o uzyskanie odpisu aktu stanu cywilnego. Przedmiotowy wniosek należy odpowiednio uzasadnić oraz przesłać do urzędu komplet dokumentacji, z którego będzie wynikać interes prawny w uzyskaniu odpisu. Zarząd ROD powinien w szczególności dołączyć do wniosku wydruk z KRS, Statut PZD, umowę dzierżawy działkowej lub inny dokument potwierdzające nabycie prawa do działki przez zmarłego działkowca.
W przypadku, jeśli uzyskanie stosownych dokumentów okaże się niemożliwe, a tym samym potwierdzenie ewentualnego zgonu, zarząd ROD może wszcząć procedurę wypowiedzenia prawa do działki w stosunku do działki rodzinnej, której użytkownik jest w zwłoce z zapłatą opłat ogrodowych. Skuteczne zakończenie procedury wypowiedzenia prawa do działki spowoduje, że zarząd ROD będzie uprawniony do podpisania umowy dzierżawy działkowej z nowym użytkownikiem.
Samo oparcie się na niepotwierdzonych słownych doniesieniach o śmierci działkowca może spowodować negatywne skutki prawne w przypadku, jeśli doniesienia te nie znajdą następnie potwierdzenia w rzeczywistości.
Inspektor ds. Terenowo-Prawnych
Magdalena Madera-Kubasiak