W Delegaturze Rejonowej PZD w Rudzie Śląskiej odbyła się narada Prezesów Zarządów ROD, podczas której Przewodniczący Delegatury Sławomir Barwiak oraz Dyrektor Biura Okręgu Śląskiego PZD Zbigniew Palian omówili najważniejsze sprawy dotyczące funkcjonowania naszych ogrodów.
Najważniejszym tematem spotkania było omówienie działalności zewnętrznej firmy proponującej „Profesjonalne Zarządzanie ROD”.
Wskazano, że takie podmioty:
- działają komercyjnie- co może oznaczać wyższe opłaty dla działkowców,
- mogą ograniczyć nasz wpływ na przyszłość ogrodu,
- stawiają przede wszystkim na zysk, nie wspólnotę.
PZD to realne wsparcie, które
- stoi na straży praw działkowców,
- zapewnia bezpłatne doradztwo prawne, organizacyjne i techniczne,
- szkoli zarządy i skarbników,
- pomaga przy konfliktach i kontrolach,
- wspiera w pozyskiwaniu dotacji,
- działa bezinteresownie, bo ROD to dobro wspólne, nie biznes.
Nie krytykujemy samej idei usług, ale ogród działkowy to nie firma. To społeczność i tradycja wartości, których nie da się zlecać na zewnątrz. Podkreślono natomiast, że to odpowiedni czas, by PZD:
• wprowadzał nowoczesne narzędzia wsparcia zarządów ROD,
• cyfryzował dokumenty oraz rozliczenia,
• usprawniał komunikację z działkowcami i zarządami.
Podczas narady pojawiły się wyraźne sugestie by zamiast rozbudowywania kolejnych formalności i obciążeń papierowych PZD:
- upraszczał procedury,
- likwidował zbędną biurokrację,
- szybciej reagował na potrzeby ogrodów oraz zmiany zachodzące w czasie,
- zwiększał transparentność i przewidywalność decyzji,
- unikał zbyt scentralizowanego stylu zarządzania.
Oczekiwania zarządów ROD są jasne. Mniej „teczek i pieczątek”, więcej praktycznej pomocy i nowoczesnych rozwiązań. Bo choć PZD jest fundamentem bezpieczeństwa ROD, to nie może zostać w miejscu, świat się zmienia, działkowcy się zmieniają, prawo się zmienia. Siła PZD to tradycja, ale przyszłość to innowacje. Trzeba zadbać o jedno i drugie.
Pozostałe tematy narady
Aktualizacja planów zagospodarowania ROD
To obowiązek zarządów wynikający z uchwał PZD. Dzięki aktualnym planom łatwiej prowadzić inwestycje, uzyskiwać dotacje i dokumentować zmiany infrastruktury w ogrodzie. Aktualizacja zapobiega również konfliktom związanym z nieprawidłowym zagospodarowaniem działek.
Zasady zawierania umów – by uniknąć kontroli i dopłat
Podkreślono konieczność prawidłowego kwalifikowania umów (zlecenie vs. umowa o pracę).
Jeśli charakter wykonywanej pracy wskazuje na stosunek pracy. ZUS może domagać się składek wstecz, nawet z odsetkami. Delegatura zapowiedziała wsparcie dla ogrodów w analizowaniu umów i obowiązków pracodawcy.
Zmiany w systemie VAT i e-fakturowanie (KSeF)
Nadchodzące zmiany oznaczają zwiększony formalizm przy fakturach – także w ROD.
Delegatura będzie instruować zarządy jak przygotować się do nowych przepisów, aby bez stresu przejść na ujednolicony system fakturowania.
Procedury kasowe i bezpieczeństwo finansów
Zwrócono uwagę na:
• obowiązek bieżącego księgowania operacji gotówkowych,
• minimalizowanie gotówki w kasie,
• właściwe zabezpieczanie dokumentacji finansowej.
Przypomniano również o możliwości korzystania z pogotowia kasowego, co zmniejsza ryzyko uchybień.
Obowiązkowy spis z natury
Każdy środek trwały musi być ujęty w spisie wraz z potwierdzeniem rzeczywistego stanu i przydatności. Podkreślono, że komisja spisowa jest powoływana wyłącznie na to zadanie, aby zachować bezstronność i rzetelność.
Rozliczanie dotacji i inwestycji samorządowych
- każdy koszt musi być udokumentowany,
- inwestycja musi być zgodna z planem ROD,
- projekty muszą mieć prawidłowo oznaczone źródła finansowania,
- odbiory powinny być zgłaszane w terminie.
Szkolenia: RODO i system DGCS
Ogłoszono przygotowanie kolejnych szkoleń z ochrony danych osobowych oraz obsługi programu DGCS dla ROD, który ułatwia księgowość, rozrachunki i archiwizację danych ogrodu.
Zwiększanie współpracy Delegatury z ogrodami
Delegatura ma być pierwszą linią wsparcia w:
- rozwiązywaniu konfliktów,
- konsultacjach prawnych, wdrażaniu dobrych praktyk,
- integracji prezesów i wymianie doświadczeń.
Na zakończenie narady pojawiła się żywiołowa dyskusja, w której padło wiele cennych i odważnych głosów od samych prezesów ROD.
Działkowcy jasno pokazali, że im naprawdę zależy na przyszłości ogrodów — i że chcą mieć wpływ na kierunek zmian w PZD.
To nie było bierne wysłuchiwanie informacji.
To było prawdziwe zaangażowanie i troska o dobro wspólne.
Sławomir Barwiak