W dniu 22.02.2024 r. odbyła się narada szkoleniowa dla wszystkich skarbników pełniących statutowe obowiązki w zabrzańskich ogrodach. Spotkanie miało charakter szkoleniowy i w pełni podyktowany sprawami, które dotyczą bezpośrednio zagadnień walnych zebrań sprawozdawczo-wyborczych / konferencji delegatów na ogrodach. Na bazie otrzymanych materiałów zamieszczonych w „Wytycznych dla zarządów i komisji rewizyjnych ROD w sprawie przeprowadzenia walnych zebrań sprawozdawczo-wyborczych i konferencji delegatów w ROD w roku 2024” omówiono krok po kroku postępowanie skarbnika we współpracy z prezesem ogrodu w przygotowaniu dokumentów. To właśnie na skarbnikach spoczywa obowiązek odpowiedniego przygotowania dokumentów z zakresu wyliczenia opłaty ogrodowej, opłaty ogrodowej energetycznej, opłaty ogrodowej wodnej oraz opłaty za wywóz odpadów komunalnych z terenu ogrodu. Dobrze przygotowane wyliczenia powyższych opłat wykluczą możliwość ich podważenia podczas WZSW/KD na ogrodzie. Pokazana prezentacja za pośrednictwem przekazu multimedialnego pozwoliła naocznie zobaczyć proces wyliczenia opłat ogrodowych w szeroko pojętym zakresie czy też wyliczenie wielkości opłaty za odpady komunalne na bazie przygotowanego kalkulatora.
Przewodniczący delegatury i osoby z zespołu do obsługi walnych zebrań przytoczyły i omówiły niezbędne aspekty i zagadnienia, które będą potrzebne podczas zebrania i które będą dotyczyć bezpośrednio skarbnika. Chodzi tu np. o sprawozdanie finansowe ogrodu za 2023 rok czy też planowane wydatki w roku 2024. Mowa była też o inwestycjach na ogrodzie. O przygotowaniu już na wystawienie materiałów przed WZSW/KD gotowego wniosku i uchwały w tym zakresie. To bardzo ważny temat, który również należy prawidłowo przygotować pod względem zgromadzonych środków finansowych na ogrodzie a na kosztorysie zadania kończąc. Podczas spotkania obecna była kierownik OFK Pani Marzena Witkowska. Omówiła tym samym przykładowy bilans ogrodu oraz to, z czego wynikają aktywa i pasywa w nim zawarte. Wskazała też jak wyliczyć opłatę inwestycyjną dla nowego działkowca w roku nabycia działki, od kiedy i na jakiej zasadzie taką opłatę zarząd ogrodu może pobierać. Dodatkowo mowa była o zawieraniu przez zarządy umów cywilno-prawnych (umowa zlecenie i umowa o dzieło), jakie one pełnią funkcje oraz o występujących kluczowych różnicach pomiędzy tymi umowami. Podczas spotkania przewodniczący czy też osoby z zespoły do obsługi walnych zebrań, udzielały wyczerpujących odpowiedzi, które mają sprawić, że wszystkie dokumenty, materiały i dokładne wyliczenia finansowe będą dobrze przygotowane a całe zebranie przebiegać będzie sprawnie, z korzyścią dla wszystkich działkowców.
Delegatura Rejonowa PZD w Zabrzu Piotr Witkowski