W dniu 13.11.2025 r. odbyło się szkolenie skarbników rodzinnych ogrodów działkowych z terenu naszej Delegatury. Spotkanie poświęcone było najważniejszym zagadnieniom związanym z finansami w ROD oraz poprawą jakości dokumentacji księgowej.
Szkolenie poprowadziła księgowa OFK Ruda Śląska – Beata Florczyńska-Kampa, za co serdecznie dziękujemy.
Przebieg szkolenia:
Na wstępie uczestnicy zostali poinformowani o zmianach w biurze Okręgu:
powołanie nowego Dyrektora Biura Okręgu oraz nowej Głównej Księgowej którzy będą wspierać merytorycznie skarbników.
I. Zmiany w systemie VAT i fakturowania – co oznaczają dla ROD?
Ministerstwo Finansów zapowiedziało znaczące zmiany dotyczące faktur i systemu VAT, które zaczną obowiązywać od 2026 roku. Warto przygotować się wcześniej, aby rozliczenia w naszych ogrodach przebiegały sprawnie i zgodnie z przepisami.
KSeF – obowiązkowe faktury elektroniczne Od 2026 roku faktury będą musiały być odbierane przez KSeF – Krajowy System e-Faktur. System nada każdej fakturze unikalny numer i będzie pełnił funkcję elektronicznego archiwum.
od 1 lutego 2026 – dla większych podatników od 1 kwietnia 2026 – dla pozostałych W praktyce oznacza to koniec faktur papierowych dla podmiotów objętych VAT.
Zmiany w płatnościach i split payment (MPP) W płatnościach przelewem jeszcze większe znaczenie będą miały prawidłowe dane:
✔️ numer faktury
✔️ numer KSeF dla faktury elektronicznej-brak prawidłowego opisu przelewu może wiązać się z konsekwencjami podatkowymi.
Co to oznacza dla ROD i Zarządów?
✔️ trzeba sprawdzić, czy ogród będzie podlegał obowiązkowi KSeF ,
✔️ konieczne będzie dopasowanie zasad rozliczeń i archiwizacji dokumentów,
✔️ warto upewnić się, że oprogramowanie stosowane przez ROD obsługuje KSeF i nadąża za zmianami w JPK i MPP.
Delegatura Rejonowa PZD w Rudzie Śląskiej będzie wspierać Zarządy ROD w procesie dostosowania do nowych przepisów. Będziemy informować na bieżąco o kolejnych krokach i terminach obowiązków. Razem zadbamy o to, by finanse naszych ogrodów były bezpieczne, zgodne z przepisami i przyszłościowe.
Kolejny omawiany temat dotyczył:
II. Problem umów zlecenia w PZD – ryzyko uznania ich za umowy o pracę.
W wielu ROD-ach spotyka się zatrudnianie osób (gospodarzy, kasjerów) na umowy zlecenia. Jest to forma wygodniejsza organizacyjnie i często tańsza dla ogrodu. Jednak niewłaściwe stosowanie umów cywilnoprawnych może spowodować uznanie ich przez ZUS lub Państwową Inspekcję Pracy za stosunek pracy.
To z kolei niesie poważne konsekwencje finansowe i prawne dla ROD oraz zarządu, który podjął uchwałę o zatrudnieniu.
Kiedy zlecenie staje się umową o pracę?
Jeśli w praktyce pojawiają się elementy typowe dla stosunku pracy, tj.:
✔️ wykonywanie pracy pod kierownictwem zarządu lub prezesa
✔️ w określonym miejscu (np. teren ROD)
✔️ w określonych godzinach (grafik dyżurów)
✔️ za stałym wynagrodzeniem miesięcznym, niezależnym od wykonania konkretnego zadania
✔️ praca jest ciągła, a nie doraźna
✔️ obowiązki są tożsame z pracą etatową (np. kasjer, gospodarz wykonujący cały rok te same zadania) – taka umowa mimo nazwy może zostać uznana za umowę o pracę.
Konsekwencje dla ROD i zarządu
W przypadku przekształcenia zlecenia na umowę o pracę – z mocą wsteczną:
dopłata brakujących składek ZUS (emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe)
odsetki za zwłokę
wyrównanie świadczeń pracowniczych (urlop, nadgodziny, itp.) obowiązki pracodawcy: regulaminy pracy, ewidencja czasu pracy, BHP ryzyko odpowiedzialności członków zarządu:
• cywilnej – za szkody finansowe w ROD
• karnej i wykroczeniowej – za naruszenie przepisów prawa pracy Każdy ROD i Zarząd, aby umowa zlecenie była poprawna powinien:
precyzyjnie określić zadania do wykonania, a nie obecność rozliczać za efekt pracy, nie miesięczny czas pracy brak stałego grafiku — możliwe „okresy dyspozycyjności”
zleceniobiorca powinien mieć samodzielność organizacyjną nie może być podporządkowany jak pracownik (brak poleceń służbowych co do sposobu pracy). Jeśli powyższe przesłanki są nie spełniane można rozważyć np. umowę o pracę na część etatu.
Wszystkie ROD poproszono o przeprowadzenie przeglądu wszystkich umów zleceniobiorców w ogrodzie ocenić ryzyko ich zakwestionowania, dostosować zapisy do prawa, wdrożyć jasne standardy zatrudniania. To zapobiegnie finansowym konsekwencjom i ochroni członków zarządów przed odpowiedzialnością osobistą.
III. Pogotowie kasowe oraz przechowywanie gotówki w kasie ROD — zasady, ryzyka i dobre praktyki.
W wielu ROD wciąż występuje obrót gotówkowy – wpłaty działkowców, zakupy, zaliczki. Jednak nieprawidłowe przechowywanie gotówki może prowadzić do niezgodności finansowych, odpowiedzialności zarządu oraz ryzyka kradzieży.
Przypomniano, że pogotowie kasowe to niewielka kwota pieniędzy przechowywana w kasie ROD na nagłe, niezbędne i drobne wydatki, które mogą wystąpić podczas bieżącej działalności ogrodu.
Limit pogotowia kasowego określony uchwałą zarządu max. do 1 000 zł, niezależnie od wielkości ogrodu i potrzeb. Gotówka ponad ustalony limit musi być niezwłocznie wpłacana na konto bankowe ROD.
IV.
Podczas szkolenia skarbników ROD również zwrócono uwagę na prawidłowe sporządzanie spisów z natury oraz najczęściej popełnianym błędom, które należy bezwzględnie eliminować w kolejnych latach sprawozdawczych.
V.
Podsumowując szkolenie podkreślono, że rzetelne prowadzenie dokumentacji oraz właściwe rozliczanie majątku i środków finansowych ROD jest obowiązkiem statutowym, mającym bezpośredni wpływ na bezpieczeństwo finansowe ogrodu oraz ocenę pracy zarządów podczas kontroli wewnętrznych i zewnętrznych. Uzgodniono także, że w razie wątpliwości skarbnicy mogą zwracać się o pomoc i konsultacje do Delegatury Rejonowej oraz Biura Okręgu, by zapewnić pełną zgodność działań z obowiązującymi przepisami PZD.
Szkolenie zakończyła dyskusja i wymiana doświadczeń pomiędzy uczestnikami, która potwierdziła potrzebę dalszego podnoszenia kwalifikacji i bieżącego monitorowania zmian w przepisach dotyczących finansów ROD.
Sławomir Barwiak