Kwestię podróży służbowych oraz zasad rozliczania kosztów używania do celów służbowych prywatnych samochodów osobowych w PZD regulują uchwała nr 35/2014 Prezydium Krajowej Rady Polskiego Związku Działkowców z dnia 12 lutego 2014 r. w sprawie obowiązujących w PZD zasad dotyczących odbywania podróży służbowych członków organów PZD oraz uchwała nr 32/2015 Prezydium Krajowej Rady Polskiego Związku Działkowców z dnia 28 stycznia 2015 r. w sprawie ustalania i zasad zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych niebędących własnością Polskiego Związku Działkowców.
Zgodnie z zapisem § 1 ust. 1 i 2 oraz § 2 uchwały nr 32/2015 Prezydium Krajowej Rady Polskiego Związku Działkowców z dnia 28 stycznia 2015 r. w sprawie ustalania i zasad zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych niebędących własnością Polskiego Związku Działkowców – cele służbowe Polskiego Związku Działkowców mogą być zaspokojone przy użyciu samochodów osobowych niebędących własnością Polskiego Związku Działkowców. Prywatne samochody do celów służbowych mogą być używane do jazd lokalnych (w granicach administracyjnych miasta i gminy) i podróży służbowych odbywanych poza miejscowość, w której znajduje się siedziba jednostki organizacyjnej PZD. O limit kilometrów może ubiegać się dyrektor, z-ca dyrektora, kierownik biura okręgu, główny księgowy okręgu zatrudniony na podstawie umowy o pracę, Prezes OZ, który pełni funkcję społecznie i nie pobiera świadczenia pieniężnego z tytułu działania w organie PZD, w szczególnie uzasadnionych przypadkach pracownik biura okręgu zatrudniony w biurze na podstawie umowy o pracę.
Należy zwrócić uwagę na zapisy uchwały nr 5/XXV/2018 Krajowej Rady Polskiego Związku Działkowców z dnia 5 grudnia 2018 r. w sprawie zasad wynagradzania za czynności wykonywane w związku z pełnioną funkcją w rodzinnych ogrodach działkowych przewidujące możliwość wynagrodzenia członków Zarządów ROD w formie świadczeń pieniężnych z tytułu działania w organach ROD w celu zrekompensowania utraconych korzyści i poniesionych kosztów, nagród finansowych, stanowiących pieniężną formę uznania zasług uprawnionego oraz poborów z tytułu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę w związku z pełnioną funkcją w Zarządzie ROD (§ 2). Ponadto stosownie do zapisu § 6 ust. 6 przedmiotowej uchwały w okresie otrzymywania świadczenia osoby uprawnione nie mogą pobierać wynagrodzenia wypłacanego przez PZD z tytułu umowy o pracę, umowy zlecenia, umowy o dzieło lub innej umowy o podobnym charakterze, jeżeli świadczona praca mieści się w zakresie wykonywanych funkcji, z tytułu której pobierane jest świadczenie.
Biorąc pod uwagę powyższe przepisy brak jest podstaw przyznawania członkom Zarządu ROD zwrotu kosztów za jazdy lokale prywatnym samochodem w formie ryczałtu miesięcznego. Wypłacane z tego tytułu kwoty należy uznać za nienależnie pobrane świadczenia. Zatem podlegają one zwrotowi na rzecz ROD. Jednocześnie możliwe jest przyznawanie członkom Zarządu ROD wynagrodzenia w formie świadczeń pieniężnych w celu zrekompensowania utraconych korzyści i poniesionych kosztów na podstawie uchwały nr 5/XXV/2018 Krajowej Rady Polskiego Związku Działkowców z dnia 5 grudnia 2018 r. w sprawie zasad wynagradzania za czynności wykonywane w związku z pełnioną funkcją w rodzinnych ogrodach działkowych.
radca prawny – Robert Żychliński