Rozpoczęcie nowej kadencji w Okręgu Śląskim to czas ustalenia nowych zadań jak również konieczność omówienia bieżących spraw oraz wymiana informacji i doświadczeń minionej kadencji w zakresie problemów związanych z funkcjonowaniem ROD.

W Okręgu ważną rolę w jego sprawnym działaniu odgrywają Ośrodki Finansowo – Księgowe, które zapewniają profesjonalną obsługę ROD w zakresie spraw finansowo – księgowych, dlatego w  dniu 05.11.2019r w siedzibie Okręgu w Katowicach odbyła się narada całej kadry Ośrodków Finansowo-Księgowych celem omówienia ważnych spraw dotyczących funkcjonowania ROD.  

Naradę prowadziła Główna Księgowa Okręgu Śląskiego PZD Barbara Kozikowska. W spotkaniu uczestniczyli również Prezes Okręgu Śląskiego PZD Józef Noski, Dyrektor Biura Mateusz Macianty oraz Przewodniczący Okręgowej Komisji Rewizyjnej  Zenon Jabłoński i jej członkowie.

Główna Księgowa w swoim wystąpieniu dokonała analizy przepisów niezbędnych w pracy księgowych, które wynikają z zasad rachunkowości, zakładowego planu kont PZD, uchwały w sprawie powoływania i funkcjonowania OFK dla ROD w PZD oraz porozumienia zawartego pomiędzy OFK a ROD. Przedstawiła także zasady wynagrodzenia za czynności w związku z pełnioną funkcją w ROD, wypłaty świadczeń i nagród, obowiązkowe potrącenia i obowiązek podatkowy.  Na tych płaszczyznach zgłoszono występujące problemy w ROD oraz wspólnie podjęto dyskusję celem znalezienia najlepszych rozwiązań.  

Podczas dyskusji omówiono także zasady funkcjonowania Funduszu Oświatowego oraz Funduszu Rozwoju. W tym temacie nieoceniona była pomoc starszego inspektora ds. inwestycji Artura Olczyka, który szczegółowo przedstawił tematy związane z prowadzeniem inwestycji i właściwego obiegu dokumentacji inwestycyjnej. Był to ważny punkt narady gdyż zwrócono uwagę na potrzebę stałej współpracy pomiędzy księgowością, działem inwestycji i zarządami ROD  w zakresie przygotowania, prowadzenia i rozliczania zadań inwestycyjnych.

W procesie inwestycyjnym w ROD bardzo istotna jest rola księgowości OFK, której funkcja pozwala na pozyskanie najszybszej informacji nt. faktycznego rozpoczęcia, czy też prowadzenia robót na terenie ROD. Powyższa sytuacja zachodzi w momencie pozyskania przez księgowość OFK faktur i rachunków z ROD, świadczących o rozpoczętym lub trwającym procesie inwestycyjnym. Staje się to bardzo istotne w momencie, gdy pomimo istniejących przepisów o obowiązku zgłaszania przez Zarząd ROD każdego zadania do planu zadań Okręgu Śląskiego PZD, poszczególne Zarządy ROD tego nie czynią. Dzieje się tak z różnych powodów, najczęściej z przekonania Zarządu ROD o braku takiej konieczności przy realizacji zadań ze środków własnych ROD.  Dlatego dla ograniczenia występowania takich sytuacji zaproponowano wypracowanie systemu zacieśniającego współpracę i wymianę informacji pomiędzy Ośrodkami Finansowo – Księgowymi, Delegaturami Rejonowymi a Okręgiem Śląskim, w szczególności Działem Inwestycji.

Zaproponowano, by Przewodniczący/Kierownicy Delegatur Rejonowych przekazywali zestawienia preliminarzowe planowanych zadań z poszczególnych ROD oraz informacje o zadaniach ostatecznie umieszczonych w planie zadań Okręgu PZD do Księgowości OFK. W przypadku pozyskania przez Księgowość OFK informacji (np. poprzez złożone do księgowania z Funduszu Rozwoju ROD faktury, rachunki) o rozpoczętym lub prowadzonym działaniu inwestycyjnym przez ROD, który nie zgłosił uprzednio zamiaru realizacji zadania, OFK będzie powyższy fakt zgłaszać bezpośrednio do Okręgu Śląskiego. Dalsze działania wyjaśniające będą prowadzić odpowiednie komórki Okręgu Śląskiego (w tym Dział Inwestycji). W ten sposób Okręg zamierza zwiększyć nadzór nad działalnością ROD zwłaszcza w zakresie prowadzenia i rozliczania inwestycji.

Na spotkaniu podjęty został także bardzo istotny dla nas temat programu DGCS PZD System. Ustalono dodatkowe sposoby promowania tego programu przez księgowych. Chcemy, aby w organizowanych w przyszłości szkoleniach i naradach dla Prezesów ROD głos zabierały osoby z danej Delegatury, które już pracują z tym programem. Na pewno bardziej efektywna i zachęcająca do zakupu licencji będzie opinia osoby, której program DGCS PZD System już służy i ułatwia pracę oraz zwiększa jej efektywność. Ponadto osoby użytkujące program na co dzień i mające już pewne doświadczenie będą w stanie pomóc tym, którzy dopiero zaczynają przygodę z DGCS-em  w rozwiązaniu problemów jakie mogą napotkać na swojej drodze oraz udzielić im różnych praktycznych wskazówek, które ułatwią im pracę. Zarządy ogrodów, które z jakichś powodów wahają się przed zakupem programu, mając np. obawy, że nie podołają z obsługą, będą mogły porozmawiać z kimś, kto już działa z programem i rozwiać swoje wątpliwości. Planujemy także we współpracy z osobami pracującymi już na tym programie stworzyć prezentację multimedialną zawierającą odpowiedzi na najczęściej pojawiające się pytania i rozwiązania pojawiających się często problemów. Prezentacja ta ma stanowić swego rodzaju kompendium wiedzy dla osób, które zdecydują się na zakup programu. Wraz z Księgowymi z naszego Okręgu i Ośrodków Finansowo Księgowych chcemy wdrożyć jak najwięcej działań promujących ten program i przekonać tym samym Zarządy ogrodów do jego użytkowania i korzystania z możliwości jakie daje.

Kolejną kwestią, która była podjęta na naradzie był temat przystąpienia ogrodów do Ośrodków Finansowo Księgowych. Mamy świadomość tego, że ogrody, które podlegają pod OFK są zdecydowanie lepiej prowadzone pod względem finansowo-księgowym od tych, które obsługiwane są przez biura rachunkowe czy też indywidualnych księgowych. Jak uzasadnia to Krajowy Zarząd PZD w uchwale nr 208/2019 z dnia 25 czerwca 2019r. w sprawie oceny funkcjonowania Ośrodków Finansowo Księgowych ROD w jednostkach terenowych PZD: „Funkcjonujące Ośrodki Finansowo-Księgowe dowodzą, że jest to dobry i właściwy kierunek rozwiązywania problemów ewidencji księgowej w ROD, ze wszystkich dotychczasowych metod prowadzenia księgowości w ROD, OFK są najbardziej w swoim działaniu dostosowane do potrzeb i przepisów prawa Związkowego, czego nie gwarantują biura rachunkowe i indywidualne księgowe”. Naszym zadaniem i celem jest, aby uświadomić to wszystkim naszym ogrodom i tym samym sprawić, że zgodnie z założeniami w/w uchwały zdecydują się na przystąpienie do OFK najpóźniej do dnia 01.01.2021r.  

Ponieważ w każdym temacie chętnie podejmowano dyskusję dzięki czemu udało się rozwiać wiele wątpliwości i dokonać wymiany wiedzy w różnych aspektach działalności Okręgu podjęta została decyzja, że takie spotkania będą się odbywać cyklicznie.

Katarzyna Burzawa – Skoczylas