Walne Zebranie jest szczególnym wydarzeniem dla działkowców użytkujących działki w  ROD. Jako organ najwyższy podejmuje decyzje w formie uchwał, dzięki którym każdy ROD prawidłowo funkcjonuje. Okręg Śląski PZD zrzesza 598 Rodzinnych Ogrodów Działkowych zlokalizowanych w ponad 60 gminach. Aby Walne Zebrania odbyły się w sposób prawidłowy zgodnie z obowiązującymi przepisami związkowymi Okręgowy Zarząd Śląski powołał zespół do obsługi Walnych Zebrań liczący 118 osób. W jego skład wchodzą doświadczeni działacze oraz pracownicy biura Okręgu. Jednocześnie rozpoczęto kampanię wielu narad i szkoleń w Delegaturach Rejonowych OZ Śl. dla zarządów i komisji rewizyjnych celem właściwego przygotowania się do odbycia WZ.

W dniach 25-26 lutego odbyły się szkolenia skierowane dla członków zespołu do obsługi WZ. Narady prowadzili: Józef Noski – Prezes Okręgu Śląskiego, Jan Radoła – Wiceprezes, Mateusz Macianty – Dyrektor Biura, Zbigniew Jabłoński – Przewodniczący Okręgowej Komisji Rewizyjnej, Leszek Bucki – członek Krajowej Rady,  Jan Kwiatkowski – zastępca przewodniczącego OKR, Maciej Urbańczyk – inspektor ds. inwestycji, Artur Olczyk –  st. inspektor ds. inwestycji.

Na naradach szczegółowo zostało omówione przygotowanie Walnego zebrania przez Zarząd ROD opierając się na wytycznych opracowanych przez Jednostkę Krajową PZD. Dyrektor na bazie posiadanego doświadczenia oraz błędów popełnianych przez Zarządy w latach ubiegłych omówił na co obsługujący powinni zwrócić uwagę, w szczególność na projekty przygotowanych uchwał do podjęcia tj. uchwały dotyczące opłat ogrodowej, wodnej czy energetycznej. Wszystkie w/w dokumenty winny być poparte wyliczeniami z części składowych. Osoba obsługująca nie może być biernym obserwatorem, jeżeli widzi nieścisłości czy braki w dokumentacji powinna wskazać Zarządowi ROD jak należy poprawić dokumenty. Nacisk kładziono na wcześniejszy kontakt z Zarządem ROD celem właściwego przygotowania i sprawdzenia dokumentów na WZ, począwszy od prawidłowej listy obecności członków PZD, a kończąc na uchwałach dotyczących opłat ogrodowych czy realizacji inwestycji w ROD.

Pan Prezes Józef Noski w swojej wypowiedzi podkreślił, że wprowadzenie wytycznych określających zasady odbywania walnych zebrań sprawozdawczych w ROD w roku 2020 dla zarządów i komisji rewizyjnych ROD oraz wzorów druków do przeprowadzania tych zebrań jest bardzo ważne. Należy pamiętać o roli Przewodniczącego zebrania, aby również taka osoba była przygotowana. Budując wizerunek Ogrodu i Związku pamiętajmy, że jest on postrzegany także przez pryzmat osób, z którymi się kojarzy. Bowiem często Ogrody  kojarzone są dzięki kluczowym osobom, które je reprezentują. Budowa dobrych relacji z otoczeniem zaczyna się od dobrego wizerunku wewnętrznego czyli w samym Ogrodzie  – wśród jego członków, przy czym podstawą budowania wewnętrznego Public Relations jest skuteczna informacja.

Na WZ podejmowane są również uchwały dotyczące inwestycji i remontów. Ten temat omówili inspektorzy ds. inwestycji Okręgu Śląskiego Maciej Urbańczyk i Artur Olczyk. Zwrócili uwagę, że aby inwestycja została przeprowadzona zgodnie z przepisami na WZ Zarząd ROD powinien przedstawić kosztorys opracowany przez niezależnego kosztorysanta co dotyczy zadań powyżej 10 tyś. zł. Zwrócono również uwagę na prawidłowe przeprowadzenie danego zadania inwestycyjnego w zgodzie z obowiązującymi wytycznymi Okręgi w tym zakresie. Wnioski wraz z Uchwałami WZ powinny trafić do Okręgu nie później niż 14 dni po odbyciu WZ.

Dyskusja w obu dniach narad była bardzo potrzebna bo rozwiała wszelkie wątpliwości. Pojawiały się pytania dotyczące przeprowadzenia Konferencji Delegatów w ROD, obliczenia opłat ogrodowych czy zawiadamiania członków Związku drogą elektroniczną, a także kwestii podwyższania świadczeń.

Dobre przygotowanie zarówno Zarządów ROD jak i osób obsługujących WZ pomoże wyeliminować niepotrzebne błędy, a co za tym idzie sprawnie przeprowadzić kampanię walnych zebrań. Jak co roku jest to duże przedsięwzięcie dla wszystkich struktur PZD, jednak bogate doświadczenie aktywu pomaga w pełni zrealizować to ważne zadanie.

 Dominika Wojciechowska

instruktor ds. ogrodniczych

W dniu 22.02.2020 r. odbyła się zabawa karnawałowa w Delegaturze Rejonowej w Zabrzu. Myślą przewodnią zabawy była konieczność przyjścia w przebraniu. Wymyślne stroje przysporzyły zebranym wiele uśmiechu i radości. Na początku, Przewodniczący Delegatury w przebraniu Walusia Kwiczoła z serialu „Janosik” w rytmie serialowej muzyki powitał wszystkich gości. Podczas zabawy zorganizowano konkurs z nagrodami na najlepsze karnawałowe przebranie. Wszystkim dopisywały szampańskie nastroje a tańcom przy akompaniamencie DJ Endriu nie było końca.

Na dzień 20.02.2020 r. Delegatura Rejonowa w Zabrzu zorganizowała naradę szkoleniową dla prezesów zabrzańskich ogrodów. Przewodniczący Delegatury przywitał Inspektora ds. Inwestycji Okręgu Śląskiego w Katowicach Pana mgr inż. Macieja Urbańczyka.

Pan Maciej Urbańczyk podczas spotkania przybliżył wszystkim Prezesom materiał zgromadzony w „Zasadach i kryteriach prowadzenia inwestycji i remontów oraz udzielania i rozliczania dotacji dla rodzinnych ogrodów działkowych Okręgowego Zarządu Śląskiego w Katowicach”. Prowadzący posłużył się prezentacją multimedialną, która pozwoliła naocznie przybliżyć zagadnienia zawarte w cytowanych zasadach. Zwrócił szczególną uwagę na staranność przygotowanych wniosków i uchwał przez Zarząd ogrodu uchwalanych podczas walnych zebrań sprawozdawczych.  Wszak materiał w tym zakresie jest obszerny, ale dokładne zagłębienie się w temat nie powinien przysporzyć kłopotów Zarządom. Innym ważnym tematem spotkania była gospodarka odpadami powstałymi na ogrodzie w myśl nowej ustawy „śmieciowej”. Każdy zabrzański ogród winien zgłosić się do Wydziału Gospodarowania Odpadami Komunalnymi UM Zabrze, aby złożyć stosowną deklarację wywozu odpadów z terenu ogrodu do końca czerwca 2020 r., natomiast od 1.07.2020 r. Rodzinne Ogrody Działkowe będą mogły rozliczać wywóz śmieci na podstawie indywidualnych umów, z podmiotami które prowadzą tą działalność. Ważne jest to w aspekcie zbliżających się walnych zebrań sprawozdawczych, aby skutecznie i rzetelnie wyliczyć opłatę za wywóz śmieci z terenu ogrodu. Członkowie Okręgowej Rady Okręgu Śląskiego w kilku zdaniach przybliżyli zagadnienie związane z zakupem przez ogród programu DGCS PZD System, a w dalszej konsekwencji przeprowadzenie szkoleń przez koordynatorów w tym zakresie oraz przytoczyli terminy i kryteria składania wniosków na odznaczenia związkowe w 2020 r., które to zostały ustalone podczas posiedzenia Komisji ds. Odznaczeń działającej w Okręgu Śląskim w Katowicach. Ze względu na ilość i ważność podejmowanych zagadnień ustalono na 03.03.2020 r. kolejne spotkanie, na którym to zostanie przedstawiony i omówiony temat walnych zebrań sprawozdawczych na ogrodach w bieżącym roku.

Zarząd ROD „Górnik” postanowił aktywizować działkowców w zimę i przygotował na nudne zimowe wieczory atrakcję w postaci wieczorków karcianych dla dorosłych. Działkowcy ochoczo przybyli na świetlicę ROD „Górnik” gdzie czekała na nich ciepła kawa oraz stoliki z kartami, na których rozgrywali partyjki w troszkę zapomnianego na Śląsku SKAT-a oraz tysiąca.

Nie mogło również zabraknąć atrakcji dla naszych najmniejszych działkowiczów – dzieci i młodzież, która przybyła na świetlicę spędzała czas przy domino oraz grach planszowych.

24 lutego w siedzibie Centrum Organizacji Pozarządowych na osiedlu Sikorskiego 52, w Żorach odbyło się podpisanie umowy z Gminą Miejską Żory – COP reprezentowanym przez Annę Ujmę – Głównego Specjalistę Pełnomocnika Prezydenta ds Promocji, Kultury i Sportu a Kolegium Prezesów Rodzinnych Ogrodów Działkowych PZD w Żorach.

To ważna umowa, która umożliwia  bezpłatne korzystanie z zasobów ŻCOP w Żorach przez prezesów ROD jak i członków ROD poprzez korzystanie z pomieszczeń – sal szkoleniowych  z pełnym wyposażeniem. W salach szkoleniowych można przeprowadzać szkolenia dla działkowców, Walne Zebrania, oraz skorzystać z rzutnika, ekranu, flipcharta oraz elementów stałego wyposażenia. ROD mogą  uczestniczyć w organizowanym przez COP  doradztwie oraz wsparciu konsultacyjnym w zakresie pozyskiwania środków na działalność podmiotów ekonomii społecznej.  COP oferuje również wsparcie w zakresie promocji działań organizacji oraz pomoc w organizacji przedsięwzięć.

Lucyna Cyrek

Delegatura Rejonowa w Rybniku jest jedną z większych delegatur w Okręgu Śląskim. Skupia 76 Rodzinnych Ogrodów Działkowych. Liczy 12 tysięcy rodzinnych działek położonych w: Rybniku, Jastrzębiu-Zdroju, Wodzisławiu Śląskim, Raciborzu, Żorach oraz w okolicach tych miast. Okręgowy Zarząd Śląski w Katowicach zatwierdził uchwałą 16 osób do obsługi Walnych Zebrań w delegaturze rybnickiej.                                            

Narady szkoleniowe przed Walnymi Zebraniami dla zarządów ROD i Komisji Rewizyjnych odbyły się pięciu miastach z obszaru działania Delegatury Rejonowej Polskiego Związku Działkowców w Rybniku.

• 6.02.2020 roku szkolenie w siedzibie Delegatury dla zarządów ROD i Komisji Rewizyjnych z Rybnika i miast ościennych,

• 7.02.2020 roku dla zarządów ROD i Komisji Rewizyjnych w ROD „Bratek” w Żorach,

• 11.02.20120 rok dla zarządów ROD i Komisji Rewizyjnych w ROD „Rozkwit” w Wodzisławiu Śląskim,

• 12.02.2020 roku dla zarządów ROD i Komisji Rewizyjnych w ROD „Powstańców Śląskich” w Raciborzu,

• 14.02.2020 roku dla zarządów ROD i Komisji Rewizyjnych w ROD „Słonecznik” w Jastrzębiu Zdroju.

Szkolenia przeprowadziły: Lucyna Cyrek sekretarz Okręgowego Zarządu Śląskiego oraz Irena Fijałkowska Zastępca Przewodniczącego Okręgowej Komisji Rewizyjnej w Katowicach. Wykładowcy zapoznali uczestników szkolenia najważniejszymi zasadami dotyczącymi przygotowania i przeprowadzenia Walnych Zebrań w ROD w 2020 roku.  Omawiane zagadnienie podzielono na trzy etapy.

1. Przygotowanie Walnego Zebrania sprawozdawczego w Rodzinnym Ogrodzie Działkowym. Zarząd proponuje termin walnego zebrania, ustala pierwszy i drugi termin, miejsce odbycia Walnego Zebrania, termin wyłożenia materiałów sprawozdawczych do wglądu dla działkowców. Lucyna Cyrek zwróciła uczestnikom szkolenia szczególną uwagę na sposób zawiadomień o walnym zebraniu. Zwrócono uwagę na prawidłowe udokumentowanie wysłania zawiadomień lub ich doręczenia. W przypadku wysłania zawiadomień pocztą, Zarząd ROD musi posiadać dowód nadania zaproszeń, np. fakturę od operatora pocztowego. W sytuacji, gdy doręczano zawiadomienia za pokwitowaniem, należy zawrzeć w dokumentacji, np. listę osób, które dokonały odbioru wraz z ich podpisami datą otrzymania. Trzeci sposób to zawiadomienia działkowców za pomocą poczty elektronicznej. Wystarczy, aby Zarząd ROD wydrukował potwierdzenie wysłania zawiadomień (jednak działkowiec wcześniej musi na to wyrazić pisemną zgodę i podać adres poczty elektronicznej). Lucyna Cyrek zwróciła uwagę na obowiązek sporządzenia prawidłowej listy obecności na walne zebranie. Ma to być lista członków PZD danego ROD, sporządzona na podstawie dokumentacji działki, w której powinna znaleźć się uchwała przyjęcia w poczet członków zwyczajnych PZD.

2. Przeprowadzenie Walnego Zebrania.

Walne zebranie musi zostać przeprowadzone zgodne z: porządkiem obrad Walnego Zebrania, regulaminem Walnego Zebrania. Uchwały podjęte na walnym zebraniu sprawozdawczym muszą być zgodne z prawem i wytycznymi KR PZD.

Szczególny wpływ na przebieg walnego zebrania ma wybór przewodniczącego, który ma bardzo istotny wpływ na przebieg zebrania, przestrzeganie porządku obrad i regulaminu, a nawet zgodność podjętych uchwał z obowiązującymi przepisami. 

3. Obowiązki zarządu po odbyciu Walnego Zebrania:

• przekazanie w ciągu 14 dni od zakończenia zebrania do Delegatury Rejonowej wszystkich kserokopii dokumentów z Walnego Zebrania potwierdzonych za zgodność z oryginałem..
• przedstawienie działkowcom informacji finansowej dotyczącej prowadzenia ROD za ubiegły rok do 1 lipca 2020 roku (ogłoszenia można umieścić na tablicy ogłoszeń).
• zawiadomienie działkowców o wysokości opłat ogrodowych, zmianach w ich wysokości – podwyżkach (ogłoszenia można umieścić na tablicy ogłoszeń).

Irena Fijałkowska omówiła zadania, jakie stają przed Komisją Rewizyjną ROD przed walnym zebraniem sprawozdawczym.

Komisje Rewizyjne funkcjonujące w naszej organizacji są niezależnym, organem kontroli wewnętrznej Związku i posiadają statutowy obowiązek sprawdzania jak Zarządy zarządzają i gospodarują funduszami związkowymi, przestrzegają w codziennej działalności przepisy związkowe i prawo powszechnie obowiązujące a przede wszystkim jak dbają o interesy działkowców, Rodzinnych Ogrodów Działkowych i Polskiego Związku Działkowców.

Komisja Rewizyjna ROD powinna w swych działaniach kierować się Wytycznymi Krajowej Komisji Rewizyjnej PZD z dnia 28.11.2019 r (Załącznik do Uchwały Nr 3/II/2019) do pracy Komisji Rewizyjnych Polskiego Związku Działkowców w kadencji 2020 – 2023 oraz Tezami Krajowej Komisji Rewizyjnej PZD dotyczące badania bilansów ROD oraz poszczególnych sprawozdań finansowych i preliminarzy finansowych ROD w latach 2020 – 2023.

Komisje Rewizyjne ROD w każdym roku sprawozdawczym na walne zebrania sprawozdawcze zobowiązane są do przygotowania:

• sprawozdania ze swojej działalności za rok i sprawozdania z badania finansów celem przedstawienia go na walnym zebraniu, przygotowane wcześniej i wyłożone wraz innymi dokumentami przygotowanymi przez Zarząd działkowcom do wglądu.

Ocenia roczne sprawozdanie Zarządu za ubiegły rok, roczne sprawozdanie finansowe ROD sporządzone przez Zarząd ROD za ubiegły rok kalendarzowy, preliminarze finansowe ROD na rok 2020.

Komisja Rewizyjna ROD winna ustosunkować się do przedstawionego przez Zarząd ROD sprawozdania finansowego, które składa się z bilansu, rachunku zysków i strat, sprawozdania z Funduszu Oświatowego ROD i sprawozdania z Funduszu Rozwoju ROD.

Powinna:

• zbadania działalności Zarządu ROD w zakresie zagospodarowania ogrodu i działek w tym budownictwa ponadwymiarowego oraz zamieszkania art.12 i 13 ustawy o ROD z 13.12.203 r.
• zbadania inwestycji i remontów prowadzonych w ROD i prawidłowość ich rozliczenia, zbadanie realizacji programu oświatowego, w tym szkolenia nowych działkowców oraz ocena pracy Społecznej Służby Instruktorskiej,
• zbadania i oceny bilansu ROD za 2019 rok oraz Funduszu Rozwoju ROD i Funduszu Oświatowego ROD. Z badania rocznego sprawozdania finansowego komisja sporządza protokół, w którym stwierdza, że czy jest ono sporządzone na drukach opracowanych przez Jednostkę Krajową PZD oraz czy jest zgodna z zasadami zawartymi w Zakładowym Planie Kont PZD, przepisami ustawy o rachunkowości i uchwałami Związku.

W Informacji z badania projektu preliminarza finansowego ROD na 2020 rok szczególną uwagę należy zwrócić na rozliczenia z działkowcami z tytułu opłat ogrodowych i rozliczenie ze Śl. OZ oraz projektów preliminarzy Funduszu Rozwoju ROD i Funduszu Oświatowego ROD na 2020 rok i wydanie do nich opinii. Preliminarze finansowe zgodnie z § 64 pkt. 6 Statutu PZD zatwierdza uchwałą Walne Zebranie Sprawozdawcze.

Należy wnikliwie zbadać prawidłowość wyliczeń jednorazowej podwyższonej opłaty od nowego działkowca §147 ust. 1 pkt 1 (opłata inwestycyjna) wartość majątku rzeczowego (środków trwałych ROD) podzielona przez ilość działek.

Następnie omówiła zadania, jakie stawia Zarządom Uchwała nr 17/XVII/2018

Krajowej Komisji Rewizyjnej PZD z dnia 6 grudnia 2018r. w sprawie wprowadzenia wytycznych dla komisji rewizyjnych w zakresie kontrolowania realizacji obowiązków odnoszących się do danych osobowych w jednostkach organizacyjnych PZD.

Pomocą do prowadzenia szkolenia były programy opracowane do szkoleń opracowane przez OKR w Katowicach i Kierownika Komisji Szkoleniowej PZD w OZ ŚL. Z. Kowalika.

Lucyna Cyrek

Irena Fijałkowska