W związku z kolejną liberalizacją obostrzeń związanych z obowiązującym stanem epidemii, Krajowy Zarząd PZD rozpatrywał kwestię przywrócenia możliwości zwoływania i organizacji walnych zebrań (konferencji delegatów) w ROD. W wyniku przeprowadzonej analizy prawnej oraz kompleksowym omówieniu tego zagadnienia, Krajowy Zarząd PZD uznał, że w świetle aktualnych restrykcji istnieje możliwość odbywania walnych zebrań (konferencji delegatów) w ROD pod warunkiem ścisłego przestrzegania obowiązującego reżimu sanitarnego.
Powyższa konstatacja wynika z ostatnich nowelizacji rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 6 maja 2021 r. w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu epidemii. W ramach tych nowelizacji zmodyfikowano m. in. § 26 ust. 15 pkt 3, który dopuszcza organizację imprez i spotkań do 150 osób, odbywających się na otwartym powietrzu. Jednocześnie uznano, że do liczby osób, o której mowa w tym przepisie, nie wlicza się osób zaszczepionych przeciwko COVID-19 (§ 26 ust. 16 rozporządzenia). Tak więc limit 150 osób dotyczy tylko osób, które nie zostały zaszczepione.
Z powyższych regulacji wynika zatem, że obecnie istnieje nie tylko prawna, ale również faktyczna możliwość organizacji walnych zebrań (konferencji delegatów) w wielu ROD. Jednakże ta możliwość obwarowana jest szeregiem istotnych warunków i ograniczeń, które należy przestrzegać i uwzględniać w procesie organizacji i przeprowadzania walnych zebrań (konferencji delegatów).
Po pierwsze, taka możliwość formalnie obowiązuje do 31 sierpnia 2021 r. W efekcie tak poszerzony przedział czasowy pozwala zasadniczo na organizację WZ/KD w taki sposób, aby odbyły się nie tylko zgodnie z obowiązującymi restrykcjami, ale również z poszanowaniem stosownych wymogów statutowych.
Po drugie, dopuszczono możliwość zebrań jedynie na otwartym powietrzu. A zatem wykluczono możliwość odbywania tego rodzaju spotkań (zebrań) w zamkniętych pomieszczeniach. Wprawdzie inny przepis zezwala na odbywanie w lokalach spotkań lub zebrań służbowych i zawodowych, jednak WZ/KD prawdopodobnie nie zaliczają się do tego typu kategorii. W celu wyjaśnienia tej wątpliwości Krajowy Zarząd wystąpił o wyjaśnienie do Kancelarii Prezesa Rady Ministrów. Do czasu otrzymania jednoznacznego stanowiska w tej kwestii należy przyjąć, że WZ/KD mogą odbywać się jedynie na otwartym powietrzu.
Po trzecie, obowiązuje 150-osobowy limit uczestników przedmiotowych zebrań. Chodzi w tym przypadku o faktycznych uczestników, a nie o liczbę potencjalnych osób biorących udział w WZ/KD. Każdy członek PZD ma statutowe prawo uczestniczyć w WZ. Istnieje więc konieczność zaproszenia wszystkich uprawnionych członków. Powyższy limit odnosi się zaś do niezaszczepionych członków, którzy przybyli na zebranie. Jeżeli więc ten limit zostałby przekroczony, to WZ/KD nie mogłoby dojść do skutku, gdyż byłoby zebraniem odbywającym się w sposób sprzeczny z przepisami powszechnie obowiązującymi, a więc – w sensie statutowym – byłoby nieważne. W takim przypadku organizator zebrania (zarząd ROD) powinien niezwłocznie odstąpić od przeprowadzenia WZ/KD i nakazać zebranym rozejście się.
Istotnym złagodzeniem powyższej restrykcji jest nieuwzględnianie osób zaszczepionych w kontekście 150-osobowego limitu. Rozporządzenie zdefiniowało pojęcie „osób zaszczepionych przeciwko COVID-19” jako osoby, którym wystawiono zaświadczenie o wykonaniu szczepienia ochronnego przeciwko COVID-19 szczepionką, która została dopuszczona do obrotu w Unii Europejskiej (§ 3 ust. 2 pkt 14 rozporządzenia). Decydujące znaczenie w tym zakresie ma więc posiadanie powyższego zaświadczenia przez uprawnionego członka Związku. Oznacza to, że organizator WZ/KD musi odpowiednio identyfikować te osoby poprzez ich legitymowanie zaświadczeniem o wykonaniu szczepienia ochronnego przeciwko COVID-19. Przeprowadzenie takich czynności w warunkach ROD może spowodować rozmaite wątpliwości i trudności nie tylko organizacyjne, ale również prawne, zwłaszcza w kontekście wymogów ochrony danych osobowych. Informacja o zaszczepieniu ma bowiem charakter wrażliwy, gdyż dotyczy kwestii zdrowotnych. Nie można więc żądać przedstawienia takiego zaświadczenia. Przekazane informacji o szczepieniu musi być zatem w pełni dobrowolne i to zainteresowany członek ma prawo podjęcia decyzji w zakresie informowania lub nie, o szczepieniu. W konsekwencji nieprzedstawienie przedmiotowego zaświadczenia – niezależnie od przyczyn – rodzi konieczność zaliczenia danej osoby do 150-osobowego limitu. Z kolei przedstawienie zaświadczenia obliguje organizatora WZ/KD jedynie do odnotowania tego faktu poprzez stosowną adnotację i pozwala nie uwzględnić danej osoby do powyższego limitu.
Powyższe ograniczenia i zasady wynikają wprost z przepisów rozporządzenia. Jednak ze względu na zapewnienie maksymalnego bezpieczeństwa wszystkim uczestnikom zaleca się w ramach organizacji WZ/KD stosowanie dodatkowych środków ostrożności. Chodzi zwłaszcza o zakrywanie przez osobę uczestniczącą ust i nosa, a także zachowanie pewnego dystansu pomiędzy uczestnikami. Jednocześnie z uwagi na warunki odbywania WZ/KD należałoby je przeprowadzać w sposób maksymalnie sprawny i ograniczać te zebrania do spraw najistotniejszych, aby ich niepotrzebnie nie przedłużać. Te kwestie nie zostały wprost unormowane wobec omawianych zebrań, jednak wydają się w pełni zasadne w aktualnej sytuacji.
Jednocześnie Krajowy Zarząd PZD podkreśla, że – niezależnie od powyższych restrykcji – istnieje bezwzględny obowiązek organizowania i przeprowadzenia WZ/KD zgodnie z zasadami wynikającymi ze Statutu PZD. Jakiekolwiek zebranie sprzeczne z tymi zasadami jest bowiem narażone na stwierdzenie nieważności. Przedstawione obostrzenia nie mogą być pretekstem do naruszania podstawowych zasad statutowych dotyczących WZ/KD. Z tego względu zarządy ROD powinny szczególnie bacznie przestrzegać tych zasad już na etapie organizacji WZ/KD. Dotyczy to w szczególności kwestii zaproszeń, opracowania projektów dokumentów oraz wykładania materiałów sprawozdawczych. W tym celu zaleca się skorzystanie z wytycznych dla zarządów i komisji rewizyjnych ROD określających zasady odbywania walnych zebrań sprawozdawczych w ROD w roku 2021 oraz wzorów druków do przeprowadzania tych zebrań.
W związku z powyższym Krajowy Zarząd PZD zobowiązuje wszystkie okręgowe zarządy do udzielenia wszelkiej niezbędnej pomocy tym zarządom ROD, które planują zorganizować WZ/KD w najbliższym czasie. Chodzi o takie ukierunkowanie działań zarządów, aby przeprowadzane WZ/KD były zgodne z powszechnymi restrykcjami, a także spełniały zasadnicze wymogi statutowe.
Ze swojej strony Krajowy Zarząd PZD zapewnia, że będzie w dalszym ciągu monitorował sytuację prawną i zabiegał o taką zmianę przepisów, które umożliwią jak największej liczbie ROD przeprowadzenie walnych zebrań (konferencji delegatów) w celu podjęcia przez działkowców najważniejszych decyzji dotyczących funkcjonowania tysięcy polskich rodzinnych ogrodów działkowych.
KRAJOWY ZARZĄD PZD
